Сразу момент технического исполнения прокомментирую.
1. Плохо, если кто угодно сможет заказать чей угодно маршрутник. Поэтому привязать заказ маршрутников к профилю участника.
2. Плохо, если заказ будет выливаться опять в бесконечную переписку: эти маршрутники у Васи, эти у Пети, эти вообще непонятно где. Поэтому собрать маршрутники в одном месте, например, в офисе БГ.
3. По всем имеющимся маршрутникам и по свежесобранным из пункта 2 - проставлять в базе статус наличия. Таким образом, участник будет знать, что он в состоянии заказать и сможет заказать простой простановкой галочек.