Еще раз: идея интересная, но нужны не абстрактные рассуждения в форумах о почте и индексе, а готовое техническое задание.
Какое, кстати, оборудование использовать? Смею утверждать, что ручное сканирование двух тысяч маршрутных книжек на обычном планшетном сканере по трудоемкости сопоставимо с ручной проверкой этих книжек. Есть какие нибудь специализированные девайсы? Почем?
Любое слово - абстракция, пока одновременно с выражением особенностей объекта не указывает на единственный объект, соответствующий этой абстракции и лежащий в поле зрения слушающего. Поэтому абстрактно ли, конкретно ли - зависит от контекста, целей и намерений: не надо подменять наличие/отсутствие целей/намерений, наличие/отсутствие объекта в поле зрения, возможность/невозможность реализации отношением абстрактно/конкретно, и связывать это со значимостью/незначимостью сказанного.
ТЗ - не панацея, а средство. Цель же для такого ТЗ - работающая система в соответствующем процессе. Проблема сложности сканирования уже обсуждалась и подразумевалась.
Говорить что-либо о ТЗ, давать какие-либо обещания и брать обязательства бесцельно, пока не будет решения в каждом о преодолении потолка роста количества команд в категориях, пока не будет решения об изменении/замене существующих процессов и средств обработки. Такое решение необходимо именно в каждом, чтобы с поиска причин, почему нельзя что-то сделать и что-то не делается, человек переключился на поиск способов как сделать что-то, ведущее к тем же целям.
Поэтому сначала решение о цели, потом - выбор путей достижения цели. Как показало обсуждение выше, возможны и другие способы распределения задач ввода данных в систему средствами команд, минимально задействуя организаторов, нежели распознавалка, и при этом процесс печати МК можно вообще убрать. В этом способе одним действием команды решаются 2 целевые задачи: запись ответа и доставка ответа судьям в цифровом виде.